Sommaire

Introduction
Conservation des données
Règles spécifiques à certains documents
3.1. Enregistrement des politiques et procédures
3.2. Enregistrement des contrats
3.3. Registres relatifs à la ségrégation des actifs
Enregistrement des ordres et des transactions
Annexe

1. Introduction

La société KAMEA LABS SAS, dont le siège social est situé 6 rue des Bateliers 92110 CLICHY, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 912 288 685 et enregistrée auprès de l’AMF en qualité de prestataire de services sur actifs numériques (PSAN) sous le numéro E2023-078 (« KAMEA LABS »).
KAMEA LABS demande une autorisation en qualité de prestataire de services sur crypto-actifs (PSCA) sur le fondement de l’article 16 du règlement MiCA.

La présente Politique d’enregistrement des données (la « Politique ») vise à assurer le respect par KAMEA LABS de ses obligations d’enregistrement de tous les services, activités et transactions, conformément à l’article 68(9) de MiCA et au règlement délégué 2024/XXX, complétant le règlement (UE) 2023/1114 (le « Règlement Délégué »).

La Politique est sous la responsabilité du Directeur Général et du Responsable Conformité, et est revue annuellement.
Les services fournis par KAMEA LABS en tant que PSCA sont désignés ci-après comme les « Services ».

2. Conservation des données

KAMEA LABS conserve l’ensemble des données relatives aux services, activités et transactions réalisées par les utilisateurs de sa plateforme (la « Plateforme »).
Ces données sont conservées dans des registres identifiés dans ses différentes politiques et procédures.

Conformité aux normes d’identification du Règlement Délégué.
Registres mis à jour régulièrement selon les principes internes.
Registres accessibles aux autorités compétentes sur demande.

Caractéristiques des registres :

L’autorité compétente peut y accéder sans retard injustifié et reconstituer chaque étape clé.
Les corrections et modifications sont traçables.
Pas de manipulation ou altération possible des enregistrements.
Exploitables via TIC en cas de volume important de données.
Conformité aux exigences de tenue de registres, indépendamment de la technologie.

3. Règles spécifiques à certains documents

3.1. Enregistrement des politiques et procédures

Conservation écrite de toutes les politiques, procédures et mesures d’application.
Piste d’audit conservée pour l’évaluation et les revues périodiques par la Direction.

3.2. Enregistrement des contrats

Contrats avec les clients conservés 5 ans (ou 7 ans selon exigence de l’autorité) à compter de leur fin.

3.3. Registres relatifs à la ségrégation des actifs

KAMEA LABS tient des registres permettant de distinguer les crypto-actifs des clients de ceux de l’entreprise.
Ils doivent constituer des pistes d’audit fiables, notamment en cas de contrôle.

Contenu des registres :

Soldes de crypto-actifs pour chaque client.
Détails des comptes ouverts chez des tiers et contrats d’externalisation.
Coordonnées des tiers externalisés (conformément à l’article 73 du règlement UE 2023/1114).
Noms et fonctions du personnel chargé de la conservation et conformité.
Accords prouvant le droit de propriété des clients.

Les documents concernés sont listés dans le tableau de la Section 1 de l’Annexe.

4. Enregistrement des ordres et des transactions

Enregistrement de chaque ordre initial reçu d’un client et de chaque décision initiale prise concernant une transaction.
Mise à disposition des informations des colonnes 2 et 3 des tableaux 2 et 4 de la Section 2 de l’Annexe.
Après chaque transaction, informations des colonnes 2 et 3 des tableaux 3 et 4 de la Section 2 également disponibles.

Cas des décisions automatisées ou humaines

Si une personne ou un algorithme prend la décision ou exécute une transaction, il/elle est identifié(e) dans le champ 41 du tableau 3.
Si plusieurs entités participent, la personne ou l’algorithme principalement responsable est enregistré(e).

5. Annexe

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